Dział HR i płace
Najdyskretniejsza dokumentacja kadrowa
to ta, która nigdzie nie trafia.
Odcinki wypłaty, zaświadczenia o zatrudnieniu, dokumentacja kandydatów, postępowania dyscyplinarne: Państwa dział HR zajmuje się codziennie jednymi z najbardziej osobistych danych firmy. VellumPDF przetwarza te dokumenty bezpośrednio w przeglądarce Państwa stanowiska, nigdy nie przepuszczając ich przez serwer osoby trzeciej.
Problem
Co się dzieje, choć nikt tego nie zauważa.
Gdy dział HR musi połączyć dwa pliki, usunąć stronę lub skompresować odcinek wypłaty przed wysłaniem, najczęstszym odruchem jest otwarcie pierwszego pakietu PDF, jaki pojawi się online. Dokument jest wtedy wysyłany na serwery tego dostawcy podczas przetwarzania — serwery często hostowane poza Szwajcarią, czasem poza Europą, choć nikt w HR tak naprawdę nie zdaje sobie z tego sprawy.
Ten pozornie niegroźny etap stanowi przetwarzanie danych przez podmiot trzeci: dostawca otrzymuje, w trakcie obliczeń, treść odcinka wypłaty, zaświadczenia o nieobecności czy postępowania dyscyplinarnego. Taki transfer powinien co do zasady znaleźć się w rejestrze czynności przetwarzania firmy, wraz z odpowiadającą mu umową powierzenia przetwarzania — formalność, o której niewiele działów HR myśli, klikając „konwertuj”.
Co zmienia VellumPDF
Przetwarzanie odbywa się na Państwa komputerze, nigdzie indziej.
Każde narzędzie VellumPDF działa w przeglądarce Państwa komputera. Gdy upuszczają Państwo odcinek wypłaty lub dokumentację kandydata, to procesor Państwa stanowiska go łączy, zaczernia lub zabezpiecza: żaden plik nie opuszcza Państwa urządzenia, a żaden serwer VellumPDF nie uczestniczy w operacji. Pełny szczegół techniczny znajduje się na naszej stronie Prywatność.
Dowód w dziesięć sekund
Nie chcą Państwo wierzyć nam wyłącznie na słowo? Proszę sprawdzić samodzielnie, bez żadnej wiedzy technicznej.
- 1Otwórz narzędzia deweloperskie swojej przeglądarki (klawisz F12).
- 2Kliknij kartę Sieć(albo „Network”).
- 3Proszę przetworzyć odcinek wypłaty albo zaświadczenie o zatrudnieniu dowolnym narzędziem VellumPDF.
- 4Sprawdź, że żadne żądanie nie wychodzi razem z Państwa plikiem — lista pozostaje pusta przez cały czas przetwarzania.
Codzienne zadania
Sześć zadań HR, które już Państwo wykonują, nie opuszczając komputera.
Zaczernić dokumentację przed przekazaniem
Ukryj numer AVS (szwajcarskie ubezpieczenie społeczne), adres lub poufną uwagę, zanim dokumentacja zacznie krążyć wewnętrznie: tekst jest usuwany, a nie tylko zakrywany czarnym paskiem.
Poprawić błąd w zaświadczeniu o zatrudnieniu
Data, stanowisko, literówka: popraw bezpośrednio tekst już obecny w pliku PDF, bez proszenia nikogo ponownie o oryginalny dokument.
Podzielić partię odcinków wypłaty
Jeden miesięczny plik PDF zamienia się w tyle osobnych dokumentów, ilu jest pracowników, gotowych do rozdania lub osobnej archiwizacji.
Zabezpieczyć wrażliwą wysyłkę
Zaszyfruj hasłem każdy dokument, który ma opuścić dział: postępowanie dyscyplinarne, dokumentację kandydata, korespondencję HR.
Dodać znak wodny „kopia”
Oznacz wizualnie dokument przekazany informacyjnie, aby nigdy nie został pomylony z podpisanym oryginałem stanowiącym dowód.
Zmontować dokumentację kandydata
CV, list motywacyjny, dyplomy, referencje: zbierz kilka plików w jeden uporządkowany plik PDF, zanim przekażesz go do rekrutacji.
Czego VellumPDF nie robi
Dla uczciwości wobec Państwa działu, lepiej jasno określić granice.
- VellumPDF nie oferuje żadnego doradztwa prawnego i nie zastępuje ani Państwa działu prawnego, ani biura powierniczego w kwestiach prawa pracy.
- VellumPDF nie jest ani oficjalną certyfikacją, ani pieczęcią zgodności: to narzędzie do przetwarzania dokumentów.
- VellumPDF nie zastępuje Państwa rejestru czynności przetwarzania ani analizy ryzyka; upraszcza jedną pozycję, nie wszystkie.
- VellumPDF nie czyta treści Państwa dokumentów: to Państwo muszą określić, co należy zaczernić, zabezpieczyć lub poprawić.
Dla Państwa działu HR
VellumPDF Cabinet dodaje to, czego wymaga użytek profesjonalny: pisemne oświadczenie do dołączenia do Państwa rejestru przetwarzania, wersję instalowalną w Państwa sieci wewnętrznej bez zależności od internetu oraz wsparcie na piśmie w razie wątpliwości. Narzędzia pozostają darmowe; to właśnie ta otoczka jest płatna.
Państwa organizacja zajmuje się też dokumentacją medyczną? Zobacz stronę Gabinety lekarskie i ubezpieczyciele.