Risorse umane e salari
Il fascicolo HR più riservato
è quello che non va da nessuna parte.
Buste paga, certificati di lavoro, fascicoli di candidatura, procedure disciplinari: il Suo servizio HR gestisce ogni giorno alcuni dei dati più personali dell’azienda. VellumPDF elabora questi documenti direttamente nel browser della Sua postazione, senza mai farli transitare su un server di terzi.
Il problema
Ciò che accade, senza che nessuno se ne accorga.
Quando un servizio HR deve unire due file, togliere una pagina o comprimere una busta paga prima di inviarla, il riflesso più comune è aprire la prima suite PDF trovata online. Il documento viene così caricato sui server di quel fornitore per la durata dell’elaborazione — server spesso ospitati fuori dalla Svizzera, talvolta fuori dall’Europa, senza che nessuno nel servizio HR ne sia davvero informato.
Questo passaggio, apparentemente innocuo, costituisce un trattamento di dati da parte di un terzo: il fornitore riceve, per il tempo di un calcolo, il contenuto di una busta paga, di un certificato di assenza o di un fascicolo disciplinare. Un simile trasferimento dovrebbe in linea di principio comparire nel registro delle attività di trattamento dell’azienda, unitamente al relativo contratto di sub-trattamento — una formalità a cui pochi servizi HR pensano al momento di cliccare su «converti».
Che cosa cambia con VellumPDF
L’elaborazione avviene da Lei, non altrove.
Ogni strumento di VellumPDF viene eseguito nel browser del Suo computer. Quando carica una busta paga o un fascicolo di candidatura, è il processore della Sua postazione a unirlo, oscurarlo o proteggerlo: nessun file lascia il Suo dispositivo e nessun server VellumPDF interviene nell’operazione. Il dettaglio tecnico completo è disponibile sulla nostra pagina Privacy.
La prova in dieci secondi
Non ha voglia di crederci sulla parola? Lo verifichi da sé, senza alcuna competenza tecnica richiesta.
- 1Apra gli strumenti di sviluppo del Suo browser (tasto F12).
- 2Clicchi sulla scheda Rete(o «Network»).
- 3Elabori una busta paga o un certificato di lavoro con uno strumento qualsiasi di VellumPDF.
- 4Constatiche nessuna richiesta parte con il Suo file — l’elenco resta muto per tutta la durata dell’elaborazione.
I gesti di ogni giorno
Sei compiti HR che già svolge, restando a casa Sua.
Oscurare un fascicolo prima della trasmissione
Nasconda un numero AVS, un indirizzo o un’annotazione confidenziale prima di far circolare un fascicolo internamente: il testo viene distrutto, non semplicemente coperto da una fascia nera.
Correggere un errore su un certificato di lavoro
Una data, una qualifica, un errore di battitura: corregga direttamente il testo già presente nel PDF, senza richiedere a nessuno il documento originale.
Dividere un lotto di buste paga
Un unico PDF mensile diventa tanti documenti individuali quanti sono i collaboratori, pronti per essere distribuiti o archiviati separatamente.
Proteggere un invio sensibile
Cifri con una password ogni documento destinato a uscire dal servizio: procedura disciplinare, fascicolo di candidatura, corrispondenza HR.
Applicare una filigrana «copia»
Contrassegni visivamente un documento trasmesso per informazione, affinché non venga mai confuso con l’originale firmato che fa fede.
Assemblare un fascicolo di candidatura
CV, lettera di motivazione, diplomi, referenze: riunisca più file in un unico PDF ordinato prima di trasmetterlo al reclutamento.
Che cosa VellumPDF non fa
Per onestà verso il Suo servizio, meglio essere chiari sui limiti.
- VellumPDF non fornisce alcuna consulenza legale e non sostituisce né il Suo servizio giuridico né il Suo fiduciario sulle questioni di diritto del lavoro.
- VellumPDF non è né una certificazione ufficiale né un marchio di conformità: è uno strumento di elaborazione documenti.
- VellumPDF non sostituisce il Suo registro delle attività di trattamento né la Sua analisi dei rischi; ne semplifica una riga, non tutte.
- VellumPDF non legge il contenuto dei Suoi documenti: spetta a Lei individuare ciò che deve essere oscurato, protetto o corretto.
Per il Suo servizio HR.
VellumPDF Cabinet aggiunge ciò che richiede un uso professionale: un’attestazione scritta da allegare al Suo registro di trattamento, una versione installabile sulla Sua rete interna senza dipendere da internet, e un supporto scritto in caso di domande. Gli strumenti restano gratuiti; è questo ambiente a essere fatturato.
La Sua organizzazione gestisce anche fascicoli medici? Veda la pagina Studi medici e assicurazioni.