HR en loonadministratie
Het meest discrete HR-dossier
is het dossier dat nergens naartoe gaat.
Loonstroken, werkgeversverklaringen, sollicitatiedossiers, tuchtprocedures: uw HR-afdeling verwerkt dagelijks enkele van de meest persoonlijke gegevens van het bedrijf. VellumPDF verwerkt deze documenten rechtstreeks in de browser van uw werkplek, zonder ze ooit via een server van derden te laten passeren.
Het probleem
Wat er gebeurt, zonder dat iemand het merkt.
Wanneer een HR-afdeling twee bestanden moet samenvoegen, een pagina moet verwijderen of een loonstrook moet comprimeren vóór verzending, blijft de meest voorkomende reflex het openen van de eerste online gevonden PDF-suite. Het document wordt dan tijdens de verwerking naar de servers van die leverancier gestuurd — servers die vaak buiten Zwitserland worden gehost, soms zelfs buiten Europa, zonder dat iemand bij HR zich daar echt van bewust is.
Deze op het eerste gezicht onschuldige stap vormt een gegevensverwerking door een derde partij: de leverancier ontvangt tijdens een bewerking de inhoud van een loonstrook, een afwezigheidsverklaring of een tuchtdossier. Deze overdracht zou in principe in het verwerkingsregister van het bedrijf moeten staan, met de bijbehorende subverwerkersovereenkomst — een formaliteit waar weinig HR-afdelingen aan denken bij het klikken op «converteren».
Wat VellumPDF verandert
De verwerking gebeurt op uw computer, nergens anders.
Elke tool van VellumPDF wordt uitgevoerd in de browser van uw computer. Wanneer u een loonstrook of een sollicitatiedossier neerzet, is het de processor van uw werkplek die het samenvoegt, zwartlakt of beveiligt: er verlaat geen enkel bestand uw apparaat, en geen enkele server van VellumPDF neemt deel aan de bewerking. Het volledige technische detail staat op onze pagina Privacy.
Het bewijs in tien seconden
Wilt u niet alleen op ons woord vertrouwen? Controleer het zelf, zonder enige technische kennis nodig te hebben.
- 1Open de ontwikkelaarstools van uw browser (toets F12).
- 2Klik op het tabblad Netwerk(of «Network»).
- 3Verwerk een loonstrook of een werkgeversverklaring met een willekeurige tool van VellumPDF.
- 4Controleerdat er geen enkel verzoek vertrekt met uw bestand — de lijst blijft stil tijdens de hele verwerking.
De dagelijkse taken
Zes HR-taken die u al doet, zonder uw computer te verlaten.
Een dossier zwartlakken vóór verzending
Verberg een AVS-nummer (Zwitserse sociale zekerheid), een adres of een vertrouwelijke opmerking vóór u een dossier intern laat circuleren: de tekst wordt vernietigd, niet enkel bedekt met een zwarte balk.
Een fout in een werkgeversverklaring corrigeren
Een datum, een functietitel, een tikfout: corrigeer rechtstreeks de tekst die al in de PDF staat, zonder het originele document opnieuw bij iemand op te vragen.
Een reeks loonstroken splitsen
Eén enkele maandelijkse PDF wordt evenveel afzonderlijke documenten als er medewerkers zijn, klaar om apart te verspreiden of te archiveren.
Een gevoelige verzending beveiligen
Versleutel met een wachtwoord elk document dat de afdeling gaat verlaten: tuchtdossier, sollicitatiedossier, HR-correspondentie.
Een watermerk «kopie» toevoegen
Markeer visueel een document dat ter informatie wordt doorgegeven, zodat het nooit wordt verward met het ondertekende origineel dat bewijskracht heeft.
Een sollicitatiedossier samenstellen
Cv, motivatiebrief, diploma’s, referenties: voeg meerdere bestanden samen tot één geordende PDF vóór verzending naar de wervingsafdeling.
Wat VellumPDF niet doet
Uit eerlijkheid tegenover uw afdeling is het beter duidelijk te zijn over de grenzen.
- VellumPDF geeft geen enkel juridisch advies en vervangt noch uw juridische afdeling, noch uw fiduciaire in kwesties van arbeidsrecht.
- VellumPDF is noch een officiële certificering, noch een conformiteitskeurmerk: het is een documentverwerkingstool.
- VellumPDF vervangt uw verwerkingsregister noch uw risicoanalyse; het vereenvoudigt één regel, niet alles.
- VellumPDF leest de inhoud van uw documenten niet: het is aan u om te bepalen wat moet worden zwartgelakt, beveiligd of gecorrigeerd.
Voor uw HR-afdeling
VellumPDF Cabinet voegt toe wat professioneel gebruik vereist: een schriftelijke verklaring om aan uw verwerkingsregister toe te voegen, een installeerbare versie voor uw interne netwerk zonder afhankelijkheid van internet, en schriftelijke ondersteuning bij vragen. De tools blijven gratis; het is dit kader dat wordt aangerekend.
Werkt uw organisatie ook met medische dossiers? Bekijk de pagina Medische praktijken en verzekeraars.