Fiduciaire en boekhoudkantoren
Hoge volumes, cijfers met een naam erop.
Een fiduciair kantoor verwerkt dagelijks tientallen facturen, loonstroken en bankafschriften, elk gekoppeld aan een geïdentificeerde cliënt. Ze via een online dienst laten lopen, vermenigvuldigt het aantal te documenteren verwerkingen door derden — één per leverancier, soms één per dossier.
Het probleem
Een jaardossier comprimeren, de tekst van een gescande factuur herkennen of een bankafschrift ontgrendelen: dit zijn repetitieve taken met een hoog volume in een fiduciair kantoor. Uitgevoerd op een gratis online converter, stuurt elke handeling de documenten van een cliënt — vaak op naam, vaak financieel — naar de servers van een leverancier, meestal gevestigd buiten Zwitserland.
Voor één enkel dossier lijkt de formaliteit onbeduidend. Vermenigvuldigd met het aantal cliënten en het aantal bewerkingen dat elke maand wordt uitgevoerd, vertegenwoordigt ze een hoeveelheid verwerkingen door derden die moeilijk bij te houden is — en elk daarvan zou in principe in het verwerkingsregister van het kantoor moeten staan.
Wat VellumPDF verandert
VellumPDF verwerkt elke factuur, elk afschrift en elke reeks bonnen rechtstreeks in de browser, met de processor van uw werkplek. De batchverwerking en de OCR werken zonder dat ooit een bestand de werkplek verlaat — verwerk één document of vijftig, geen enkel verlaat uw computer.
Het bewijs in tien seconden
U hoeft niet enkel op ons woord te vertrouwen. Elke medewerker, zelfs zonder technische kennis, kan het zelf controleren.
- 1Open de ontwikkelaarstools van uw browser (toets F12).
- 2Klik op het tabblad Netwerk(of «Network»).
- 3Verwerk een reeks facturen of een afschrift met VellumPDF.
- 4Controleerdat er geen enkel verzoek vertrekt met de bestanden — de lijst blijft stil tijdens de hele verwerking.
In de praktijk
De dagelijkse taken
Vijftig facturen tegelijk verwerken
Pas dezelfde bewerking — hernoemen, comprimeren, converteren — toe op een hele reeks facturen of bonnen, in één handeling.
Batchverwerking →De tekst van een gescand bewijsstuk herkennen
Maak een gescande kwitantie of factuur leesbaar en bruikbaar, zonder de inhoud naar een externe analysedienst te sturen.
OCR — doorzoekbaar maken →Een omvangrijk dossier comprimeren voor archivering
Verminder het gewicht van een volledig boekjaar vóór archivering of verzending per e-mail.
PDF comprimeren →De nuttige pagina’s van een afschrift eruit halen
Behoud alleen de pagina’s van een bankafschrift of een grootboek die echt nodig zijn voor het cliëntendossier.
Pagina’s extraheren →Een beveiligde bank-PDF ontgrendelen
Verwijder het wachtwoord van een bankafschrift waarvan de cliënt u de code heeft doorgegeven, om het gemakkelijker te verwerken.
PDF ontgrendelen →Een ingevuld formulier vastzetten
Voeg een ingevuld belastingformulier of een aangifte samen met de inhoud van de PDF, zodat het niet meer kan worden gewijzigd vóór verzending.
PDF afvlakken →Wat VellumPDF niet doet
VellumPDF geeft geen enkel juridisch of fiscaal advies en vormt noch een certificering, noch een bevoegdheid. Het vervangt het verwerkingsregister van uw kantoor niet, noch de risicoanalyse die u zelf moet uitvoeren over uw eigen discretieverplichtingen tegenover uw cliënten. Wat VellumPDF wél biedt, is bescheidener en verifieerbaar: het wegvallen van een gegevensverwerking door een derde partij bij uw routinematige bewerkingen op PDF’s, wat dat register in dezelfde mate verlicht.
VellumPDF Cabinet, ontworpen voor volume
De Cabinet-licentie voegt een schriftelijke verklaring van lokale verwerking toe voor uw register, een installeerbare versie voor het interne netwerk van het kantoor en uw eigen visuele identiteit in de tool. De tools zelf blijven gratis en zonder limiet voor iedereen.
VellumPDF in detail: bekijk onze pagina privacy, of ontdek het geval van advocatenkantoren en notariaten.