Treuhand- und Buchhaltungsbüros
Hohe Volumen, namentlich zuordenbare Zahlen.
Ein Treuhandbüro bearbeitet täglich Dutzende Rechnungen, Lohnabrechnungen und Kontoauszüge, die alle einem identifizierten Kunden zugeordnet sind. Diese über einen Online-Dienst laufen zu lassen, vervielfacht die zu dokumentierenden Bearbeitungen durch Dritte — eine pro Anbieter, mitunter eine pro Dossier.
Das Problem
Ein Jahresdossier komprimieren, den Text eines gescannten Rechnungsstapels erkennen oder einen Kontoauszug entsperren: Das sind Handgriffe, die in einem Treuhandbüro mit hohem Volumen wiederholt werden. Über einen kostenlosen Online-Konverter ausgeführt, sendet jeder davon die Unterlagen eines Kunden — oft namentlich zuordenbar, oft finanzieller Natur — auf die Server eines Anbieters, meist ausserhalb der Schweiz.
Bei einem einzelnen Dossier erscheint die Formalität vernachlässigbar. Multipliziert mit der Anzahl der Kunden und der Anzahl der monatlich durchgeführten Vorgänge, ergibt sie eine kaum mehr überblickbare Menge an Bearbeitungen durch Dritte — und jede davon müsste grundsätzlich im Verarbeitungsverzeichnis des Büros aufgeführt sein.
Was VellumPDF ändert
VellumPDF bearbeitet jede Rechnung, jeden Kontoauszug und jeden Stapel Belege direkt im Browser, mit dem Prozessor Ihres Arbeitsplatzes. Die Stapelverarbeitung wie auch die OCR-Erkennung funktionieren, ohne dass je eine Datei den Arbeitsplatz verlässt — ob Sie ein einzelnes Dokument oder fünfzig bearbeiten, keines verlässt Ihr Gerät.
Der Beweis in zehn Sekunden
Sie müssen uns nicht einfach glauben. Auch ein Mitarbeiter ohne technische Kenntnisse kann dies selbst nachprüfen.
- 1Öffnen Sie die Entwicklertools Ihres Browsers (Taste F12).
- 2Klicken Sie auf den Tab Netzwerk(oder „Network“).
- 3Verarbeiten Sie einen Stapel Rechnungen oder einen Kontoauszug mit VellumPDF.
- 4Stellen Sie fest,dass keine einzige Anfrage mit den Dateien abgeht — die Liste bleibt während der gesamten Verarbeitung stumm.
Im Alltag
Die Handgriffe des Alltags
Fünfzig Rechnungen auf einmal bearbeiten
Wenden Sie denselben Vorgang — Umbenennen, Komprimieren, Konvertieren — mit einem einzigen Handgriff auf einen ganzen Stapel Rechnungen oder Belege an.
Stapelverarbeitung →Text eines gescannten Belegs erkennen
Machen Sie eine gescannte Quittung oder Rechnung lesbar und weiterverwendbar, ohne deren Inhalt an einen externen Analysedienst zu senden.
OCR — Text erkennen →Ein umfangreiches Dossier für die Archivierung komprimieren
Verringern Sie die Dateigrösse eines vollständigen Geschäftsjahres, bevor Sie es archivieren oder per E-Mail versenden.
PDF komprimieren →Nützliche Seiten aus einem Auszug extrahieren
Behalten Sie nur die Seiten eines Kontoauszugs oder Hauptbuchs, die für das Kundendossier tatsächlich nötig sind.
PDF-Seiten extrahieren →Ein geschütztes Bank-PDF entsperren
Entfernen Sie das Passwort eines Kontoauszugs, dessen Code Ihnen der Kunde mitgeteilt hat, um ihn leichter zu bearbeiten.
PDF-Passwort entfernen →Ein ausgefülltes Formular fixieren
Verschmelzen Sie ein ausgefülltes Steuerformular oder eine Bescheinigung mit dem Inhalt des PDF, damit es vor dem Versand nicht mehr veränderbar ist.
PDF fixieren →Was VellumPDF nicht leistet
VellumPDF erteilt weder Rechts- noch Steuerberatung und stellt weder eine Zertifizierung noch eine Zulassung dar. Es ersetzt weder das Verarbeitungsverzeichnis Ihres Büros noch die Risikoanalyse, die Sie zu Ihren eigenen Diskretionspflichten gegenüber Ihren Kunden selbst vornehmen müssen. Was VellumPDF leistet, ist bescheidener und zugleich überprüfbar: der Wegfall einer Datenbearbeitung durch einen Dritten für Ihre laufenden Vorgänge an PDF-Dateien — was dieses Verzeichnis entsprechend entlastet.
VellumPDF Cabinet, konzipiert für hohes Volumen
Die Cabinet-Lizenz ergänzt eine schriftliche Bestätigung der lokalen Verarbeitung für Ihr Verzeichnis, eine im internen Netzwerk des Büros installierbare Version sowie Ihr eigenes Erscheinungsbild auf dem Werkzeug. Die Werkzeuge selbst bleiben für alle kostenlos und ohne Einschränkung.
VellumPDF im Detail: lesen Sie unsere Seite Datenschutz, oder entdecken Sie den Fall der Anwaltskanzleien und Notariate.