Personalwesen und Lohnbuchhaltung
Das diskreteste Personaldossier
ist jenes, das nirgendwo hingeht.
Lohnabrechnungen, Arbeitszeugnisse, Bewerbungsdossiers, Disziplinarverfahren: Ihr HR-Bereich bearbeitet täglich einige der persönlichsten Daten des Unternehmens. VellumPDF verarbeitet diese Dokumente direkt im Browser Ihres Arbeitsplatzes, ohne sie je über einen fremden Server laufen zu lassen.
Das Problem
Was passiert, ohne dass es jemand bemerkt.
Muss der HR-Bereich zwei Dateien zusammenfügen, eine Seite entfernen oder eine Lohnabrechnung vor dem Versand komprimieren, ist der übliche Reflex, die erstbeste online gefundene PDF-Suite zu öffnen. Das Dokument wird dabei für die Dauer der Bearbeitung auf die Server dieses Anbieters hochgeladen — Server, die oft ausserhalb der Schweiz, mitunter ausserhalb Europas stehen, ohne dass jemand im HR-Bereich wirklich darüber informiert wäre.
Dieser scheinbar harmlose Schritt stellt eine Datenbearbeitung durch einen Dritten dar: Der Anbieter erhält für die Dauer einer Berechnung den Inhalt einer Lohnabrechnung, eines Absenzzeugnisses oder eines Disziplinardossiers. Eine solche Übermittlung müsste grundsätzlich im Verarbeitungsverzeichnis des Unternehmens erscheinen, samt dem dazugehörigen Auftragsverarbeitungsvertrag — eine Formalität, an die im Moment des Klicks auf «Konvertieren» kaum jemand im HR-Bereich denkt.
Was VellumPDF ändert
Die Verarbeitung findet bei Ihnen statt, nicht anderswo.
Jedes Werkzeug von VellumPDF läuft im Browser Ihres Computers. Wenn Sie eine Lohnabrechnung oder ein Bewerbungsdossier hochladen, ist es der Prozessor Ihres Geräts, der es zusammenfügt, schwärzt oder schützt: Keine Datei verlässt Ihr Gerät, und kein VellumPDF-Server ist an diesem Vorgang beteiligt. Die vollständigen technischen Angaben finden Sie auf unserer Seite Datenschutz.
Der Beweis in zehn Sekunden
Keine Lust, uns einfach zu glauben? Prüfen Sie es selbst nach, ganz ohne technische Kenntnisse.
- 1Öffnen Sie die Entwicklertools Ihres Browsers (Taste F12).
- 2Klicken Sie auf den Tab Netzwerk(oder „Network“).
- 3Bearbeiten Sie eine Lohnabrechnung oder ein Arbeitszeugnis mit einem beliebigen VellumPDF-Werkzeug.
- 4Stellen Sie fest,dass keine einzige Anfrage mit Ihrer Datei abgeht — die Liste bleibt während der gesamten Verarbeitung stumm.
Die Handgriffe des Alltags
Sechs HR-Aufgaben, die Sie schon heute erledigen — jetzt bei sich zu Hause.
Ein Dossier vor der Übermittlung schwärzen
Verdecken Sie eine AHV-Nummer, eine Adresse oder eine vertrauliche Anmerkung, bevor Sie ein Dossier intern weitergeben: Der Text wird gelöscht, nicht nur mit einem schwarzen Balken überdeckt.
Einen Fehler in einem Arbeitszeugnis korrigieren
Ein Datum, eine Stellenbezeichnung, ein Tippfehler: Berichtigen Sie den bereits im PDF vorhandenen Text direkt, ohne bei jemandem das Originaldokument anzufordern.
Einen Stapel Lohnabrechnungen teilen
Aus einem einzigen Monats-PDF werden so viele Einzeldokumente wie Mitarbeitende, bereit zur separaten Verteilung oder Archivierung.
Einen sensiblen Versand schützen
Verschlüsseln Sie mit einem Passwort jedes Dokument, das den Bereich verlässt: Disziplinarverfahren, Bewerbungsdossier, HR-Schreiben.
Ein «Kopie»-Wasserzeichen anbringen
Kennzeichnen Sie ein zur Information übermitteltes Dokument visuell, damit es nie mit dem massgeblichen unterschriebenen Original verwechselt wird.
Ein Bewerbungsdossier zusammenstellen
Lebenslauf, Motivationsschreiben, Diplome, Referenzen: Vereinen Sie mehrere Dateien zu einem einzigen geordneten PDF, bevor Sie es an die Rekrutierung weiterleiten.
Was VellumPDF nicht leistet
Aus Fairness gegenüber Ihrem Bereich, hier klar die Grenzen.
- VellumPDF erteilt keine Rechtsberatung und ersetzt weder Ihre Rechtsabteilung noch Ihren Treuhänder bei arbeitsrechtlichen Fragen.
- VellumPDF ist weder eine offizielle Zertifizierung noch ein Konformitätslabel: Es ist ein Werkzeug zur Dokumentenbearbeitung.
- VellumPDF ersetzt weder Ihr Verarbeitungsverzeichnis noch Ihre Risikoanalyse; es vereinfacht eine Zeile davon, nicht alle.
- VellumPDF liest den Inhalt Ihrer Dokumente nicht: Es liegt an Ihnen zu erkennen, was geschwärzt, geschützt oder korrigiert werden muss.
Für Ihren HR-Bereich.
VellumPDF Cabinet ergänzt, was ein professioneller Einsatz erfordert: eine schriftliche Bestätigung zur Beilage in Ihr Verarbeitungsverzeichnis, eine im internen Netzwerk installierbare Version ohne Internetabhängigkeit sowie schriftlichen Support bei Fragen. Die Werkzeuge bleiben kostenlos; verrechnet wird nur dieses Umfeld.
Verwaltet Ihre Organisation auch medizinische Dossiers? Siehe die Seite Arztpraxen und Versicherungen.