Nhân sự và tiền lương
Hồ sơ nhân sự kín đáo nhất
là hồ sơ không đi đâu cả.
Phiếu lương, giấy chứng nhận công tác, hồ sơ ứng tuyển, thủ tục kỷ luật: bộ phận nhân sự của bạn xử lý mỗi ngày một số dữ liệu mang tính cá nhân nhất của công ty. VellumPDF xử lý các tài liệu này trực tiếp trong trình duyệt trên máy của bạn, không bao giờ đưa chúng qua một máy chủ của bên thứ ba.
Vấn đề
Điều xảy ra, mà không ai để ý.
Khi bộ phận nhân sự cần gộp hai tệp, xóa một trang hay nén một phiếu lương trước khi gửi đi, phản xạ thường gặp nhất là mở bộ công cụ PDF đầu tiên tìm thấy trên mạng. Tài liệu khi đó được tải lên máy chủ của nhà cung cấp đó trong suốt thời gian xử lý — những máy chủ thường đặt ngoài Thụy Sĩ, đôi khi ngoài châu Âu, mà không ai trong bộ phận nhân sự thực sự biết đến điều đó.
Bước này, tưởng chừng vô hại, chính là việc xử lý dữ liệu bởi bên thứ ba: nhà cung cấp nhận được, trong suốt thời gian tính toán, nội dung của một phiếu lương, một giấy chứng nhận nghỉ phép hay một hồ sơ kỷ luật. Việc chuyển giao như vậy về nguyên tắc phải xuất hiện trong sổ theo dõi hoạt động xử lý dữ liệu của công ty, kèm theo hợp đồng xử lý dữ liệu tương ứng — một thủ tục mà ít bộ phận nhân sự nào nghĩ đến vào lúc nhấp vào « chuyển đổi ».
Điều VellumPDF thay đổi
Việc xử lý diễn ra tại chỗ bạn, không phải nơi khác.
Mỗi công cụ của VellumPDF chạy trong trình duyệt của máy tính bạn. Khi bạn thả vào một phiếu lương hay một hồ sơ ứng tuyển, chính bộ xử lý của máy bạn là bên gộp, bôi đen hay bảo vệ nó: không tệp nào rời khỏi thiết bị của bạn, và không máy chủ nào của VellumPDF tham gia vào thao tác này. Chi tiết kỹ thuật đầy đủ được nêu tại trang Quyền riêng tư.
Bằng chứng trong mười giây
Không muốn chỉ tin vào lời chúng tôi nói? Hãy tự kiểm chứng, không cần kỹ năng kỹ thuật nào cả.
- 1Mở công cụ dành cho nhà phát triển của trình duyệt (phím F12).
- 2Nhấp vào tab Mạng(hay « Network »).
- 3Xử lý một phiếu lương hay một giấy chứng nhận công tác bằng bất kỳ công cụ nào của VellumPDF.
- 4Hãy quan sátrằng không có yêu cầu nào rời đi cùng tệp của bạn — danh sách vẫn im lặng suốt quá trình xử lý.
Những thao tác thường ngày
Sáu công việc nhân sự bạn đã làm, giờ đây thực hiện ngay tại máy của mình.
Bôi đen một hồ sơ trước khi gửi đi
Che một số AVS, một địa chỉ hay một ghi chú bảo mật trước khi cho một hồ sơ lưu hành nội bộ: văn bản bị xóa hẳn, chứ không chỉ bị che bằng một dải màu đen.
Sửa một lỗi trên giấy chứng nhận công tác
Một ngày tháng, một chức danh, một lỗi đánh máy: chỉnh sửa trực tiếp văn bản đã có sẵn trong tệp PDF, mà không cần xin lại tài liệu gốc từ bất kỳ ai.
Tách một lô phiếu lương
Một tệp PDF hằng tháng duy nhất trở thành nhiều tài liệu riêng lẻ đúng bằng số nhân viên, sẵn sàng để phân phát hoặc lưu trữ riêng biệt.
Bảo vệ một tệp gửi đi nhạy cảm
Mã hóa bằng mật khẩu mọi tài liệu sắp rời khỏi bộ phận: thủ tục kỷ luật, hồ sơ ứng tuyển, thư từ nhân sự.
Đóng hình mờ « bản sao »
Đánh dấu rõ ràng một tài liệu được gửi chỉ để tham khảo, để nó không bao giờ bị nhầm với bản gốc đã ký có giá trị pháp lý.
Ghép một hồ sơ ứng tuyển
CV, thư xin việc, bằng cấp, thư giới thiệu: gộp nhiều tệp thành một tệp PDF duy nhất có thứ tự trước khi gửi cho bộ phận tuyển dụng.
Những gì VellumPDF không làm
Vì sự trung thực với bộ phận của bạn, cần nói rõ về giới hạn.
- VellumPDF không đưa ra bất kỳ tư vấn pháp lý nào và không thay thế bộ phận pháp chế hay công ty ủy thác của bạn về các vấn đề luật lao động.
- VellumPDF không phải là chứng nhận chính thức cũng không phải nhãn tuân thủ: đó là một công cụ xử lý tài liệu.
- VellumPDF không thay thế sổ theo dõi hoạt động xử lý dữ liệu hay việc phân tích rủi ro của bạn; nó chỉ đơn giản hóa một dòng trong đó, không phải tất cả.
- VellumPDF không đọc nội dung tài liệu của bạn: chính bạn phải xác định điều gì cần được bôi đen, bảo vệ hay chỉnh sửa.
Dành cho bộ phận nhân sự của bạn.
VellumPDF Cabinet bổ sung những gì mà việc sử dụng chuyên nghiệp đòi hỏi: một giấy xác nhận bằng văn bản để đính kèm vào sổ theo dõi xử lý dữ liệu của bạn, một phiên bản có thể cài đặt trên mạng nội bộ mà không phụ thuộc internet, và hỗ trợ bằng văn bản khi có thắc mắc. Các công cụ vẫn miễn phí; chỉ môi trường này mới được tính phí.
Tổ chức của bạn cũng xử lý hồ sơ y tế? Xem trang Phòng khám y tế và công ty bảo hiểm.