Công ty ủy thác và văn phòng kế toán
Khối lượng lớn, những con số gắn liền với tên tuổi.
Một công ty ủy thác xử lý hàng chục hóa đơn, phiếu lương và sao kê ngân hàng mỗi ngày, tất cả đều gắn với một khách hàng cụ thể. Đưa chúng qua một dịch vụ trực tuyến làm tăng gấp bội số lượt xử lý bởi bên thứ ba cần phải ghi lại — một lượt cho mỗi nhà cung cấp, đôi khi một lượt cho mỗi hồ sơ.
Vấn đề
Nén một hồ sơ hằng năm, nhận diện văn bản từ một loạt hóa đơn được quét, hay mở khóa một bản sao kê ngân hàng: đó là những thao tác lặp lại với khối lượng lớn trong một công ty ủy thác. Nếu thực hiện trên một công cụ chuyển đổi trực tuyến miễn phí, mỗi lần như vậy sẽ gửi tài liệu của một khách hàng — thường mang tên riêng, thường liên quan đến tài chính — đến máy chủ của một nhà cung cấp, thường đặt ngoài Thụy Sĩ.
Với một hồ sơ riêng lẻ, thủ tục này có vẻ không đáng kể. Nhưng nhân với số lượng khách hàng và số thao tác thực hiện mỗi tháng, nó trở thành một khối lượng xử lý bởi bên thứ ba khó theo dõi — và về nguyên tắc, mỗi lần như vậy đều phải xuất hiện trong sổ theo dõi xử lý dữ liệu của văn phòng.
Điều VellumPDF thay đổi
VellumPDF xử lý mỗi hóa đơn, mỗi sao kê và mỗi lô chứng từ trực tiếp trong trình duyệt, bằng bộ xử lý của máy làm việc của bạn. Cả xử lý hàng loạt lẫn OCR đều hoạt động mà không bao giờ để một tệp rời khỏi máy — dù bạn xử lý một tài liệu hay năm mươi tài liệu, không tệp nào rời khỏi máy của bạn.
Bằng chứng trong mười giây
Bạn không cần chỉ tin vào lời chúng tôi nói. Bất kỳ đồng nghiệp nào, kể cả không có kỹ năng kỹ thuật, cũng có thể tự mình kiểm chứng.
- 1Mở công cụ dành cho nhà phát triển của trình duyệt (phím F12).
- 2Nhấp vào tab Mạng(hay « Network »).
- 3Xử lý một lô hóa đơn hay một bản sao kê bằng VellumPDF.
- 4Hãy quan sátrằng không có yêu cầu nào rời đi cùng các tệp — danh sách vẫn im lặng suốt quá trình xử lý.
Trong công việc hằng ngày
Những thao tác thường ngày
Xử lý năm mươi hóa đơn cùng lúc
Áp dụng cùng một thao tác — đổi tên, nén, chuyển đổi — cho cả một lô hóa đơn hay chứng từ, chỉ trong một thao tác duy nhất.
Xử lý hàng loạt →Nhận diện văn bản từ một chứng từ đã quét
Làm cho một biên lai hay hóa đơn đã quét trở nên đọc được và sử dụng được, mà không cần gửi nội dung của nó đến một dịch vụ phân tích bên ngoài.
OCR — biến thành văn bản có thể tìm kiếm →Nén một hồ sơ dung lượng lớn để lưu trữ
Giảm dung lượng của cả một năm tài chính trước khi lưu trữ hay gửi qua email.
Nén PDF →Trích xuất các trang cần thiết từ một bản sao kê
Chỉ giữ lại những trang thực sự cần thiết cho hồ sơ khách hàng, từ một bản sao kê ngân hàng hay sổ cái.
Trích trang →Mở khóa một tệp PDF ngân hàng được bảo vệ
Gỡ bỏ mật khẩu của một bản sao kê ngân hàng mà khách hàng đã cung cấp mã cho bạn, để xử lý dễ dàng hơn.
Mở khóa PDF →Cố định một biểu mẫu đã điền
Hợp nhất một tờ khai thuế hay một giấy chứng nhận đã điền vào nội dung của tệp PDF, để nó không thể chỉnh sửa được nữa trước khi gửi đi.
Làm phẳng PDF →Những gì VellumPDF không làm
VellumPDF không đưa ra bất kỳ tư vấn pháp lý hay thuế vụ nào và không cấu thành chứng nhận hay giấy phép hành nghề. Nó không thay thế sổ theo dõi hoạt động xử lý dữ liệu của văn phòng bạn, cũng không thay thế việc phân tích rủi ro mà bạn phải tự thực hiện về nghĩa vụ giữ kín thông tin đối với khách hàng của mình. Điều VellumPDF mang lại khiêm tốn hơn nhưng cũng dễ kiểm chứng hơn: loại bỏ việc xử lý dữ liệu bởi bên thứ ba đối với các thao tác PDF thường nhật của bạn, qua đó giảm nhẹ sổ theo dõi này.
VellumPDF Cabinet, được thiết kế cho khối lượng lớn
Giấy phép Cabinet bổ sung một giấy xác nhận bằng văn bản về việc xử lý cục bộ để đưa vào sổ theo dõi của bạn, một phiên bản có thể cài đặt trên mạng nội bộ của văn phòng, và bộ nhận diện thương hiệu riêng của bạn trên công cụ. Còn bản thân các công cụ vẫn miễn phí và không giới hạn cho tất cả mọi người.
Tìm hiểu chi tiết về VellumPDF: xem trang quyền riêng tư của chúng tôi, hoặc khám phá trường hợp của văn phòng luật sư và công chứng.