Biura powiernicze i rachunkowe
Duże wolumeny, liczby z imieniem i nazwiskiem.
Biuro powiernicze zajmuje się codziennie dziesiątkami faktur, odcinków wypłaty i wyciągów bankowych, wszystkie powiązane z konkretnym, zidentyfikowanym klientem. Przepuszczanie ich przez usługę online mnoży liczbę przetwarzań przez podmioty trzecie wymagających udokumentowania — jedno na dostawcę, czasem jedno na proces.
Problem
Skompresowanie rocznej dokumentacji, rozpoznanie tekstu ze skanu faktur czy odblokowanie wyciągu bankowego: to powtarzalne, wysokowolumenowe zadania w biurze powierniczym. Wykonywane w darmowym konwerterze online, każde z nich wysyła dokumenty klienta — często imienne, często finansowe — na serwery dostawcy, zwykle zlokalizowanego poza Szwajcarią.
W pojedynczym przypadku formalność wydaje się nieistotna. Pomnożona przez liczbę klientów i liczbę operacji wykonywanych co miesiąc, stanowi ilość przetwarzań przez podmioty trzecie trudną do prześledzenia — a każde z nich co do zasady powinno znaleźć się w rejestrze czynności przetwarzania biura.
Co zmienia VellumPDF
VellumPDF przetwarza każdą fakturę, każdy wyciąg i każdą partię dowodów bezpośrednio w przeglądarce, przy użyciu procesora Państwa stanowiska pracy. Przetwarzanie wsadowe i OCR działają tak, że żaden plik nigdy nie opuszcza stanowiska — czy przetwarzają Państwo jeden dokument, czy pięćdziesiąt, żaden nie opuszcza komputera.
Dowód w dziesięć sekund
Nie trzeba wierzyć nam wyłącznie na słowo. Każdy współpracownik, nawet bez wiedzy technicznej, może sam to zweryfikować.
- 1Otwórz narzędzia deweloperskie swojej przeglądarki (klawisz F12).
- 2Kliknij kartę Sieć(albo „Network”).
- 3Przetwórz partię faktur albo wyciąg za pomocą VellumPDF.
- 4Sprawdź, że żadne żądanie nie wychodzi razem z plikami — lista pozostaje pusta przez cały czas przetwarzania.
Na co dzień
Codzienne zadania
Przetworzyć pięćdziesiąt faktur naraz
Zastosuj tę samą operację — zmianę nazwy, kompresję, konwersję — do całej partii faktur lub dowodów, jednym gestem.
Przetwarzanie wsadowe →Rozpoznać tekst zeskanowanego dowodu
Uczyń czytelnym i użytecznym paragon lub zeskanowaną fakturę, bez wysyłania treści do zewnętrznej usługi analizy.
OCR — rozpoznawanie tekstu →Skompresować obszerną dokumentację do archiwizacji
Zmniejsz wagę całego roku obrachunkowego przed zarchiwizowaniem go lub wysłaniem e-mailem.
Skompresuj PDF →Wyodrębnić przydatne strony wyciągu
Zachowaj tylko te strony wyciągu bankowego lub księgi głównej, które są naprawdę potrzebne do dokumentacji klienta.
Wyodrębnij strony →Odblokować zabezpieczony plik bankowy
Usuń hasło wyciągu bankowego, którego kod przekazał Państwu klient, aby łatwiej go przetworzyć.
Odblokuj plik PDF →Utrwalić wypełniony formularz
Wtop formularz podatkowy lub wypełnioną deklarację w treść pliku PDF, aby nie dało się jej już zmienić przed wysłaniem.
Spłaszcz PDF →Czego VellumPDF nie robi
VellumPDF nie oferuje żadnego doradztwa prawnego ani podatkowego i nie stanowi ani certyfikacji, ani uprawnień. Nie zastępuje rejestru czynności przetwarzania Państwa biura ani analizy ryzyka, którą muszą Państwo przeprowadzić w zakresie własnych obowiązków dyskrecji wobec klientów. To, co daje VellumPDF, jest skromniejsze i bardziej weryfikowalne: eliminację przetwarzania danych przez podmiot trzeci w Państwa rutynowych operacjach na plikach PDF, co w tej samej mierze odciąża ten rejestr.
VellumPDF Cabinet, pomyślany dla dużych wolumenów
Licencja Cabinet dodaje pisemne oświadczenie o lokalnym przetwarzaniu do włączenia w Państwa rejestrze, wersję instalowalną w sieci wewnętrznej biura oraz Państwa własną identyfikację wizualną w narzędziu. Same narzędzia z kolei pozostają darmowe i bez limitu dla wszystkich.
VellumPDF w szczegółach: zobacz naszą stronę prywatności, albo poznaj przypadek kancelarii adwokackich i notarialnych.