Ressources humaines et paie
Le dossier RH le plus discret
est celui qui ne part nulle part.
Fiches de paie, certificats de travail, dossiers de candidature, procédures disciplinaires : votre service RH manipule chaque jour des données parmi les plus personnelles de l’entreprise. Vellum traite ces documents directement dans le navigateur de votre poste, sans jamais les faire transiter par un serveur tiers.
Le problème
Ce qui se passe, sans que personne ne le remarque.
Quand un service RH doit fusionner deux fichiers, retirer une page ou compresser une fiche de paie avant de l’envoyer, le réflexe le plus courant est d’ouvrir la première suite PDF venue, trouvée en ligne. Le document est alors téléversé sur les serveurs de ce prestataire, le temps du traitement — des serveurs souvent hébergés hors de Suisse, parfois hors d’Europe, sans que personne au service RH n’en soit vraiment informé.
Cette étape, anodine en apparence, constitue un traitement de données par un tiers : le prestataire reçoit, le temps d’un calcul, le contenu d’une fiche de paie, d’un certificat d’absence ou d’un dossier disciplinaire. Un tel transfert doit en principe apparaître dans le registre des activités de traitement de l’entreprise, accompagné du contrat de sous-traitance qui va avec — une formalité à laquelle peu de services RH pensent au moment de cliquer sur « convertir ».
Ce que change Vellum
Le traitement a lieu chez vous, pas ailleurs.
Chaque outil de Vellum s’exécute dans le navigateur de votre ordinateur. Lorsque vous déposez une fiche de paie ou un dossier de candidature, c’est le processeur de votre poste qui le fusionne, le caviarde ou le protège : aucun fichier ne quitte votre appareil, et aucun serveur Vellum n’intervient dans l’opération. Le détail technique complet figure sur notre page Confidentialité.
La preuve en dix secondes
Pas envie de nous croire sur parole ? Vérifiez-le vous-même, aucune compétence technique requise.
- 1Ouvrez les outils de développement de votre navigateur (touche F12).
- 2Cliquez sur l’onglet Réseau(ou « Network »).
- 3Traitez une fiche de paie ou un certificat de travail avec n’importe quel outil de Vellum.
- 4Constatezqu’aucune requête ne part avec votre fichier — la liste reste muette pendant tout le traitement.
Les gestes du quotidien
Six tâches RH que vous faites déjà, en restant chez vous.
Caviarder un dossier avant transmission
Masquez un numéro AVS, une adresse ou une remarque confidentielle avant de faire circuler un dossier en interne : le texte est détruit, pas seulement recouvert d’un bandeau noir.
Corriger une erreur sur un certificat de travail
Une date, un intitulé de poste, une faute de frappe : rectifiez directement le texte déjà présent dans le PDF, sans redemander le document original à personne.
Diviser un lot de fiches de paie
Un PDF mensuel unique devient autant de documents individuels que de collaborateurs, prêts à être distribués ou archivés séparément.
Protéger un envoi sensible
Chiffrez avec un mot de passe tout document destiné à quitter le service : procédure disciplinaire, dossier de candidature, courrier RH.
Apposer un filigrane « copie »
Marquez visuellement un document transmis pour information, afin qu’il ne soit jamais confondu avec l’original signé qui fait foi.
Assembler un dossier de candidature
CV, lettre de motivation, diplômes, références : réunissez plusieurs fichiers en un seul PDF ordonné avant de le transmettre au recrutement.
Ce que Vellum ne fait pas
Par honnêteté envers votre service, autant être clair sur les limites.
- Vellum ne donne aucun conseil juridique et ne remplace ni votre service juridique ni votre fiduciaire sur les questions de droit du travail.
- Vellum n’est ni une certification officielle ni un label de conformité : c’est un outil de traitement de documents.
- Vellum ne remplace pas votre registre des activités de traitement ni votre analyse de risques ; il en simplifie une ligne, pas toutes.
- Vellum ne lit pas le contenu de vos documents : c’est à vous de repérer ce qui doit être caviardé, protégé ou corrigé.
Pour votre service RH.
Vellum Cabinet ajoute ce qu’exige un usage professionnel : une attestation écrite à joindre à votre registre de traitement, une version installable sur votre réseau interne sans dépendre d’internet, et un support par écrit en cas de question. Les outils restent gratuits ; c’est cet environnement qui se facture.
Votre organisation gère aussi des dossiers médicaux ? Voir la page Cabinets médicaux et assurances.