Een dossier samenstellen
Een compleet dossier, in de juiste volgorde, onder de vereiste grootte — en niets verlaat uw apparaat.
Uw bestanden verlaten nooit uw apparaat1. Waarvoor stelt u dit dossier samen?
Hoe u een sollicitatiedossier samenstelt, stap voor stap
Deze tool voegt meerdere documenten samen tot één PDF, klaar om in te dienen, met titelpagina, inhoudsopgave en bladwijzers, afgestemd op de eisen van een Zwitsers portaal als u er een kiest.
Kies waarvoor u dit dossier samenstelt
Sollicitatie, studiebeurs, huisvesting of vrije lijst: de keuze bepaalt de standaarddocumenten die vervolgens worden voorgesteld, verplicht of niet.
Sleep de documenten in de volgorde van indiening
Elk vak accepteert een PDF, een foto (JPEG, PNG, WEBP) of een Word-, Excel- of PowerPoint-document; de pijlen herordenen de lijst, en «Een document toevoegen» vult de voorgestelde modellen aan.
Selecteer het indieningsportaal, als een van de profielen past
Elk profiel toont de groottelimiet, de bekende eisen en een link naar de officiële pagina waar deze zijn opgezocht; «Aangepaste limiet» dekt de portalen die niet in de lijst staan.
Vul de titel en uw naam in, en activeer indien nodig de fotoverbetering
De titel verschijnt op de titelpagina; de verbetering reinigt de achtergrond en verhoogt het contrast van een met de telefoon gefotografeerd document.
Klik op «Dossier samenstellen»
VellumPDF voegt de documenten samen, voegt de titelpagina en de inhoudsopgave toe, plaatst de bladwijzers en comprimeert, als de limiet van het portaal wordt overschreden, stapsgewijs totdat het eronder valt.
Download de PDF en bekijk het rapport
Het rapport vermeldt elk opgenomen of ontbrekend document, de uiteindelijke grootte en of er een compressie of een verwijdering van beveiliging heeft plaatsgevonden.
Een ontbrekend verplicht document blokkeert het genereren, tenzij u «Toch genereren met ontbrekende documenten» aanvinkt; een PDF die een openingswachtwoord vereist, moet eerst worden ontgrendeld, de tool raadt het nooit. De portaalprofielen verwijzen naar een officiële pagina en de raadpleegdatum — controleer deze als de regelgeving sindsdien kan zijn gewijzigd.
Veelgestelde vragen
Wat staat er op de titelpagina die aan het begin van het dossier wordt toegevoegd?
De titel die u hebt ingevoerd, uw naam als u die hebt opgegeven, de datum van vandaag en het aantal samengevoegde documenten. Deze pagina wordt niet genummerd. Vanaf twee documenten volgt een inhoudsopgave: elk document verschijnt met het paginanummer waarop het daadwerkelijk begint, inclusief de titelpagina en de inhoudsopgave zelf. Bovendien wordt per document een bladwijzer geplaatst, zodat het navigatiepaneel van de PDF-lezer rechtstreeks naar de juiste pagina leidt.
Wat gebeurt er als het dossier groter is dan de limiet van het portaal?
VellumPDF comprimeert het in opeenvolgende stappen — 200, 150, 120, 96 en vervolgens 72 dpi — en stopt bij het eerste niveau dat onder de limiet uitkomt. Het rapport vermeldt welk niveau is gekozen: “gecomprimeerd naar 150 dpi om onder 10 MB te blijven”. Door de compressie worden de pagina’s omgezet in afbeeldingen: de tekst is dan niet meer selecteerbaar, en de bladwijzers worden achteraf teruggeplaatst zodat ze niet verloren gaan. Als zelfs het laatste niveau niet volstaat, waarschuwt de tool en stelt hij “Splitsen op bestandsgrootte” voor.
Wat doet de tool als een verplicht document ontbreekt?
Hij weigert het dossier te genereren en noemt de ontbrekende documenten. Dat is met opzet: een onvolledig ingediend dossier is een afgewezen dossier, en het tijdverlies is veel groter dan de paar seconden die u ermee wint. Weet u wat u doet — een document dat via een andere weg wordt aangeleverd, een indiening in twee stappen — vink dan “Toch genereren met ontbrekende documenten” aan: het dossier wordt dan samengesteld en het rapport vermeldt duidelijk wat ontbreekt.
Welke bestandsformaten kunnen in een vak worden geplaatst?
Een PDF, een foto of scan (JPEG, PNG, WEBP) en een Word-, Excel- of PowerPoint-document in een recent formaat (.docx, .xlsx, .pptx). Foto’s worden omgezet naar een A4-pagina met marge; de optie “Foto’s verbeteren” past daarbij meteen de opschoning van de tool “Scan verbeteren” toe — achtergrond opgehelderd, contrast versterkt. De oude binaire formaten .doc, .xls en .ppt worden niet ondersteund.
En als een van de documenten een beveiligde PDF is?
Gaat het om een eenvoudige beperking — het document opent zonder wachtwoord, maar verbiedt samenvoeging, zoals bij veel bankafschriften — dan verwijdert VellumPDF de beveiliging en vermeldt dit in het rapport. Is er echt een wachtwoord nodig om het document te openen, dan stopt de tool en vraagt u het document eerst te ontgrendelen met het bijbehorende gereedschap. Er wordt nooit geprobeerd een wachtwoord te raden.
Gaan de documenten ergens naartoe tijdens het samenstellen?
Nee. De conversie, de samenstelling, de compressie en de omzetting naar PDF/A worden allemaal in uw browser berekend. De portaaleisen die de tool toont, staan vastgelegd in de code van de site, met het adres van de pagina waar ze zijn gelezen en de datum van controle; er wordt geen enkel verzoek naar die portalen gestuurd. Sluit u het tabblad zonder te downloaden, dan blijft er niets over, hier niet en elders niet.